¿Qué es la metodología Kanban?

Kanban, o bien es una filosofía, o bien es una metodología que ayuda a los equipos a trabajar mejor. Para hacer un poco de historia, el Kanban comenzó como una técnica para trabajar con el juego de cartas conocido como “El Gran Kanban”, que se inventó en el año 1981, y que es un juego de cartas en el que se puede trabajar con la gestión de proyectos.

En Kanban, las tarjetas representan las tareas, y la manera en que se trabaja con las tarjetas es mediante ciclos de producción. Las tarjetas se colocan en una de las tres columnas de la izquierda, dependiendo de si están en proceso, en espera, o en producción. Los ciclos de producción son los que nos permiten trabajar con la gestión de los proyectos.

Kanban se basa en el principio de que hay que limitar la cantidad de tareas que se llevan a cabo en un momento dado. Este principio se llama «WIP» que significa work in progress , y es uno de los principios fundamentales del Kanban.

Es muy importante que entendamos que el Kanban no es un sistema de gestión de proyectos, ni una metodología, sino una filosofía. La utilización de la filosofía del Kanban no garantiza que se vaya a obtener una mejora en la gestión de proyectos.

Lo que hace el Kanban es ayudar a las personas a trabajar mejor.

¿Cómo se puede trabajar con Kanban?

1.- Visualiza tu flujo de trabajo.

Diseña tu flujo de trabajo, plantea una serie de pasos a cumplir para obtener un producto, dibujalo en el tablero

Ejemplo: Llamar al cliente > Adquirir Lead > Cerrar trato

Puedes usar el clásico tablero, dibujas columnas para cada paso y filas para darle sentido al flujo. En el tablero colocaremos tarjetas pos its para crear las tareas.

Una opción al tablero clásico, es elegir un software de la gran variedad que existe en el mercado para tener nuestro tablero digital, en nuestro caso elegimos Trello.

Seguidamente asignemos prioridades, a quien le asignaremos la prioridad de realizar una tarea? qué tal ha sido su desempeño?

Por último armemos el kanban team, tomemos en cuenta cada roll, quién será el encargado de tomar una tarea en cada fase del tablero?, debemos llevar un historial de las actividades para establecer nuestro “Pull System”.

2.- Establece los límites de tu trabajo en curso o “WIP” (Work In Process)

Evalúa los límites que tiene tu equipo de realizar tareas, de nada sirve hacer varias cosas y dejarlas a la mitad, lo que se empiece se debe terminar antes de comenzar otra tarea. Para establecer estos límites, siempre es recomendable revisar las fechas de entrega de las tareas y el tiempo empleado para cada una de ellas.

3.- Gestión de Flujo

No basta con establecer un flujo de trabajo, debemos revisar constantemente su funcionamiento, ver que está funcionando y que está presentando fallas y solucionarlas.

4.- Las reglas del juego

Debemos establecer reglas para realizar el trabajo, estas deben ser acordadas tanto con el equipo de trabajo, como con la organización. Todos y cada uno deben conocer las reglas y entenderlas.

Ejemplos de estas reglas pueden ser:

• Límite del WIP del equipo.
• El tiempo deseado de entrega
• Esquema de programación de reuniones de priorización de actividades
• Acuerdo de para establecer tiempos de entrega

5.- Mejoras

La mejora continua debe ser una constante en los equipos de kanban, podemos usar muchos métodos de autoexaminación para ver las fallas del equipo y/o del proceso y asi saber que debemos mejorar.

Podemos examinar ciertos puntos de nuestro desempeño, como:

• Al examinar nuestro tablero de kanban, donde están los cuellos de botella? o las limitantes?
• Qué problemas nos pueden causar dichas limitantes?

Un ejemplo de limitantes pueden ser:

• De los integrantes del equipo: resistencia al cambio de metodología.
• En los procesos: no existen procesos para enfrentar las fallas
• Políticas erróneas: demasiadas reuniones que no son productivas
• y por último la pregunta: Cómo vas a resolver estos problemas en tu organización?